一、会议室的总体设计思路。
教室/会议室的布置应大方、朴实，能真实地反映现场人物和会议环境，使参加者具有临场感、一体感以达到视觉、语言沟通的良好效果。远距离会议室/教室传输的图像包括人物、场景、图表、文字等，应清楚可辨认。遥控室/教室里要保持各种事件的温度、湿度、空气流通，使参加者觉得舒服、自然。
二、会议室布置要求。
为保证多媒体会议系统图象的观赏性，防止彩色对人物摄像造成的"夺目"或"反射"效果，背景墙应该是单一均匀的浅色，而会议室其他墙壁则、桌布、地毯、天花等应与背景墙相匹配，背景墙不宜使用画幅。桌子和墙壁最好选用浅驼色或浅青色。沙发式椅子不适宜使用，也不宜采用高靠背，以免挡住后座。
对画质有很大影响的因素，是会场周围的场景和色彩，还有桌椅的色调。一般说来避免使用“白”、“黑”等色调，这两种颜色都会对人体产生“反射”和“夺光”的不良效果。因此不管墙的四面、桌椅都采用浅色色调比较合适，如墙四周的米黄、浅绿、桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜暖色。摄影背景(摄影人物后墙)不宜挂山水画等景物，否则会增加摄影对象的信息量，不利于提高图像质量。
三、会议室音质要求。
为了确保多媒体会议系统的声音绝缘和吸音效果，室内铺上了地毯、天花板、四周的墙壁上安装了隔声毯，窗户应该是双层玻璃，在进出的门上要考虑隔声器。与此同时，不要过度吸音，避免声音干燥。
按音质要求，一定体积的会议室有一定的混响时间要求。一般情况下，混响时间太短，声音单调干涩；混音时间过长，声音混杂不清。所以，不同的会议室都有自己的最佳混响时间，例如适当的混响时间可以美化演讲者的声音，掩盖噪音，增加会议效果。扩音器的配置应使会议室获得均匀的声场，并能防止声音回传。扩声系统中的功率放大器应采用集中几个小容量功放在同一会场的方式，通过合理的布线和切换系统，确保一台功放损坏后，不会造成会场音效中断。在输入到功放前，要用均衡器和反馈抑制器来改善声音信号的质量。
一种良好的听音环境的建立，包含了建筑声学和电声两个方面的内容；专业声学工程所指的建声主要是大堂的建声，同一设备发挥的水平高低不同的原因，一般都是由于建声条件的不同。再好的设备，只要放置在建声条件恶劣的环境下，肯定不会有好的效果；建声要求由于工程的使用要求不同，也会受到建筑装饰质量的影响。建声条件好的厅堂应是混响合理，声音扩散性好，无噪音聚焦、无振动噪音、无声影、无声驻波等；建声要求不能单方由音响设计师进行，它需要建筑装饰技术人员的大力配合。
功能厅的特殊用途，音色要清晰而饱满。声波在室内的传播可分为直通和反射两种，是由于声音在室内多次反射而产生混响。适当的混响时间可以使音色明亮、圆润。对于音乐信号而言，最佳的混响时间可以让音乐变得和谐、优美。假如混响时间太长，好比在封闭走廊里说话，声音就会模糊，清晰度降低；若混响时间太短，如在户外唱或演奏，声音会变得干枯无力、呆板单调。室内要想获得好的音响效果，就必须协调室内的混响时间。多用大厅语言要清晰、易读为主，并且要保证学生座位上有足够的音量，混响时间是1、2秒，对应功放的高音量应该提高一些，低音应该减少一些。
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四、会议室照明要求。
为了获得满意的视觉效果，视频会议室的灯光设计是非常重要的因素。除为与会人员提供一个舒适的会议环境外，设计优良的视频会议室还能实现较好的临场感，提高视频会议的效果。电视会议不同于一般会议，由于使用了摄像机，会议室的灯光、颜色、背景等对视频图像质量有很大影响。
会议灯设计要求。
1、照明：照明是视频会议室必不可少的一种照明方式，由于电视会议召开时间具有随机性，所以在室内使用人工冷源，以避免自然光。会议的门和窗必须用黑窗帘。光照对人的视力没有不良影响。选用三基色光源比较合适。照明要求规定如下：
为确保正确的图象色调和摄影机的自平衡，规定对参加者面部的照射光线是均匀的，照度不少于500lux。显示器、投影机附近的照度为50-80lux，应避免直射光线。
灯光的方向比灯光的强度更重要，安装在灯光的散射镜片上，能让光线充分散射，让参加者脸上有均匀的光线。
2、多媒体会议系统安装位置要求：三基色灯一般安装在会议室天花板上，天花板上安装L形框架，灯管安装在L形框架的拐角上，这样光线就不会直接照射到对象和参观者，依赖于天花板反射光线。
除以上两点外，为了取得更好的效果，需要注意：
A)避免阳光直接照射到目标、背景和镜头，造成强烈的对比效果。
建议在光线较弱的情况下使用辅助照明，但避免直接照射。
C)使用辅助照明，推荐使用日光型照明。请勿使用彩色灯光，避免频闪光源。
避免来自顶部或窗户外部的顶光、侧光直接照射，这一点会直接造成阴影。
E)推荐使用间接光源，或者用水平面反射较弱的光线。
3、排版原则：为了达到再现清晰图象的目的而保证多媒体会议系统的摄像效果。
设计要求：
A)、为防止颜色对人物摄影造成的夺光和反射效果，应分别设计背景墙，且最好是均匀的浅色，一般多用米色或灰色，不宜用画幅，禁止用浓烈对比的杂乱色彩，以便于摄像机镜头的光圈设置。
B)、房间的其它三面墙、地面、天花、天花等应与背景墙的颜色相配，忌使用黑色或明亮色的饱和色，一般为淡蓝色、浅灰色等。任何墙壁都不宜采用复杂的图案或悬挂复杂的画幅，以免摄像机在移动或聚焦过程中出现模糊现象，并增加了编码开销。最好的方法是密封窗户或安装茶色玻璃，也可以挂一层厚布帘，防止阳光直射设备。
C)、照相机镜头不应该对准门，如果把门作为背景，拍摄人员出入会使照相机拍摄对象后面的光源曝光。
D)、会议桌位：使用排版方式比较好。此外，为了减少脸部阴影，建议使用浅色桌面或台布。
五、会议室的电力供应需求。
为确保会议室供电系统的安全性和可靠性，减少通过电源通道所带来的电气串扰，应采用三套供电系统。一组电力供应用于会议室的照明；第二组用作整个终端设备、控制室设备的供电、并且使用了不中断的电源系统(UPS)；第三组供电设备为空调提供电力。
在电源系统中接地是一个非常重要的问题。主控室或机房、会议室所需的地线，宜在控制室或机房内设置的接地汇流排引入。如接地装置分开，接地电阻不得超过4欧姆，如有安装隔离地体困难时，也可与其他接地系统共用地体，接地电阻不得大于0、3欧姆。
“多媒体会议室项目”是一项集编解码、摄影、光、声、网、弱电、强电等一体的综合高新技术项目。所以，即使选择高端的多媒体会议系统终端设备，如果没有良好的、稳定的运行环境，也无法达到良好的视频效果。
